Reprise mandat de commissaire aux comptes documents à transmettre au nouveau CAC

H1 260831 France & DOM Commissaire aux comptes Reprise d’un mandat de commissaire aux comptes : documents à transmettre au nouveau CAC

Christophe Guyot-Sionnest expert-comptable, commissaire aux comptes depuis 1990 MOB +33667399676 BUR +33188245403 email contact@conseil-cac.com site web www.conseil-cac.com

Introduction

La reprise d’un mandat de commissaire aux comptes ne se limite pas à la signature d’une lettre de mission. Le nouveau commissaire aux comptes doit comprendre l’activité, la gouvernance, l’organisation comptable, les risques et les événements significatifs de l’entité. Il doit également contrôler le bilan d’ouverture du premier exercice soumis à sa certification.

Une transmission anticipée des documents permet de sécuriser la reprise du mandat, d’éviter la multiplication des demandes et de faciliter les relations entre l’entreprise, son expert-comptable, le commissaire aux comptes sortant et son successeur.

Première étape : vérifier la régularité de la nomination

Avant de commencer sa mission, le nouveau commissaire aux comptes vérifie les conditions de sa nomination et la date exacte de fin du mandat précédent.

Les premiers documents à lui transmettre sont donc :

l’extrait d’immatriculation récent ;
les statuts à jour ;
le procès-verbal de nomination du précédent CAC ;
le procès-verbal constatant la fin de son mandat et désignant son successeur ;
la lettre d’acceptation du nouveau CAC ;
son attestation d’inscription ;
les justificatifs des formalités de publicité ;
l’organigramme juridique et fonctionnel de l’entreprise.

Un mandat légal est normalement conclu pour six exercices. Lorsqu’un commissaire aux comptes est nommé en remplacement anticipé d’un confrère, il demeure en principe en fonction jusqu’à l’échéance du mandat de son prédécesseur. La rédaction du procès-verbal doit donc identifier précisément les exercices concernés.

Le contact avec le commissaire aux comptes précédent

Le nouveau commissaire aux comptes ne peut pas accepter la mission sans s’interroger sur les circonstances du changement.

L’article 26 du Code de déontologie lui impose de contacter son prédécesseur afin de vérifier que le non-renouvellement n’est pas motivé par une volonté de contourner les obligations légales.

Cet échange doit permettre d’identifier notamment :

les raisons du changement de professionnel ;
les éventuelles limitations rencontrées ;
les désaccords avec la direction ;
les anomalies comptables non corrigées ;
les réserves ou refus de certification ;
les difficultés liées à la continuité d’exploitation ;
les procédures d’alerte ou révélations de faits délictueux ;
les opérations inhabituelles ou risques de fraude ;
les honoraires éventuellement impayés.
Le dirigeant ne doit pas chercher à filtrer ou empêcher cet échange. Le commissaire aux comptes sortant reste tenu au secret professionnel, mais il doit permettre à son successeur d’accéder aux informations et documents pertinents. Cette obligation est prévue par l’article L.821-44 du Code de commerce.

Les documents comptables à transmettre

Le nouveau CAC doit disposer d’une vision complète des comptes historiques et de l’exercice en cours.

Il convient de lui communiquer :

les comptes annuels des trois derniers exercices ;
les liasses fiscales correspondantes ;
les balances générales et grands livres ;
les fichiers des écritures comptables ;
la balance auxiliaire clients et fournisseurs ;
les états de rapprochement bancaire ;
les états des immobilisations et amortissements ;
les inventaires et états de stocks ;
les déclarations fiscales et sociales ;
la situation comptable la plus récente ;
le budget et le plan de trésorerie ;
le manuel ou la note décrivant l’organisation comptable.

Les comptes et écritures doivent être transmis dans leur version définitive. Les écarts entre la comptabilité, la liasse fiscale, les comptes signés et les documents déposés doivent être expliqués.

Pourquoi le bilan d’ouverture est-il important ?

Lors de la première année de son mandat, le commissaire aux comptes contrôle les soldes repris à l’ouverture de l’exercice. Une erreur provenant d’un exercice antérieur peut en effet affecter les comptes qu’il doit certifier.

La NEP 510 relative au contrôle du bilan d’ouverture prévoit que le nouveau CAC collecte des éléments suffisants et appropriés sur les soldes d’ouverture et sur la permanence des méthodes comptables.

Lorsque l’exercice précédent a été certifié, il prend connaissance du dossier de travail de son prédécesseur. Il examine également les éventuelles réserves, observations, refus ou impossibilités de certifier.

En l’absence de certification antérieure ou d’accès suffisant aux travaux du précédent CAC, des contrôles complémentaires peuvent être nécessaires. Cette situation peut affecter le calendrier, le budget d’honoraires et, dans certains cas, l’opinion exprimée sur les comptes.

Les documents juridiques et sociaux

La reprise du mandat nécessite aussi une revue de la vie juridique de l’entité.

Le dossier doit comprendre :

les procès-verbaux des assemblées et organes de direction ;
les rapports de gestion ;
les conventions réglementées ;
le registre des mouvements de titres ;
la répartition du capital et des droits de vote ;
la liste des bénéficiaires effectifs ;
les pactes d’associés ayant une incidence sur la gouvernance ;
les augmentations ou réductions de capital ;
les émissions d’obligations ou de valeurs mobilières ;
les opérations d’apport, fusion ou restructuration ;
les distributions de dividendes et acomptes.
Le nouveau CAC doit également être informé des changements de dirigeants, des conflits entre associés et des décisions susceptibles d’affecter la continuité d’exploitation.

Les contrats, engagements et risques
Les principaux contrats doivent être mis à sa disposition :

contrats de financement et tableaux d’amortissement ;
conventions bancaires et clauses de covenants ;
contrats de crédit-bail et de location ;
garanties, cautions, nantissements et hypothèques ;
contrats commerciaux significatifs ;
baux immobiliers ;
contrats avec les parties liées ;
contentieux en cours ;
contrôles fiscaux ou sociaux ;
correspondances avec les avocats ;
polices d’assurance.
Une liste des engagements hors bilan, litiges, réclamations et événements postérieurs à la clôture facilite l’identification des risques significatifs.

Les documents spécifiques aux groupes

Pour une société mère ou une filiale importante, il faut compléter le dossier avec :

l’organigramme détaillé du groupe ;
les pourcentages de détention et de contrôle ;
les comptes des principales filiales ;
les conventions intragroupe ;
les comptes courants et prêts internes ;
les opérations réciproques ;
les instructions de consolidation ;
les comptes consolidés et leurs annexes ;
les rapports des CAC des filiales ;
les dossiers d’acquisition ou de cession.
En présence de co-commissaires aux comptes, le plan de mission et la répartition des travaux doivent être coordonnés suffisamment tôt.

Organiser la prise de connaissance

Une réunion de lancement doit être organisée avec la direction, le responsable financier et l’expert-comptable. Elle permet de présenter :

le modèle économique ;
les processus comptables ;
les systèmes d’information ;
les principaux risques ;
le calendrier de clôture ;
les événements significatifs ;
les interlocuteurs responsables de chaque cycle.

Cette réunion débouche généralement sur une demande de documents structurée, un calendrier d’intervention et une liste de confirmations externes à préparer.

Reprise de mandat en France et dans les DOM

La reprise peut être organisée à distance en France métropolitaine, en Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion ou à Mayotte. Les échanges dématérialisés doivent néanmoins garantir la confidentialité et la sécurité des informations communiquées.

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Conseil et Audit accompagne les entreprises, associations et groupes pour reprendre un mandat permanent en France et dans les DOM.

Pour une première analyse, transmettez :

votre extrait d’immatriculation ;
les statuts ;
le procès-verbal de nomination du CAC précédent ;
les deux derniers comptes annuels ;
les derniers rapports du commissaire aux comptes ;
l’organigramme du groupe ;
la date de clôture et la date envisagée de nomination.

Ces éléments permettent de vérifier le calendrier du mandat et de préparer une proposition adaptée.

Questions fréquentes – FAQ

Le nouveau CAC doit-il obligatoirement contacter son prédécesseur ?
Oui. Avant d’accepter la mission, il doit s’informer des circonstances du changement et vérifier que celui-ci ne vise pas à contourner une obligation légale.

Le CAC sortant doit-il transmettre tout son dossier de travail ?
Le successeur doit pouvoir accéder aux informations et documents pertinents. La consultation est organisée entre professionnels dans le respect du secret professionnel et des règles applicables aux dossiers de travail.

Pourquoi transmettre les anciens comptes si le nouveau CAC contrôle seulement l’exercice en cours ?
Le nouveau CAC doit contrôler le bilan d’ouverture. Les soldes de l’exercice précédent peuvent avoir une incidence directe sur les comptes qu’il certifie.

Combien d’exercices faut-il transmettre ?
Il est recommandé de communiquer au moins les trois derniers exercices, ainsi que la situation comptable récente et l’ensemble des rapports émis par le précédent CAC.

Les honoraires impayés du CAC sortant empêchent-ils la nomination du successeur ?
Ils n’interdisent pas automatiquement la succession, mais constituent une information importante. Le nouveau CAC doit comprendre les circonstances de l’impayé et vérifier qu’elles ne révèlent pas une volonté de faire obstacle au contrôle légal.

Quand faut-il commencer la reprise du mandat ?
Idéalement dès la nomination, et avant les inventaires physiques ou les principales opérations de clôture. Une prise de fonction tardive peut imposer des contrôles supplémentaires.

Le dossier peut-il être transmis entièrement à distance ?
Oui. La reprise peut être organisée à distance si les documents sont complets, lisibles et transmis au moyen d’un espace sécurisé respectant la confidentialité des informations.

Article rédigé ou présenté par Christophe Guyot-Sionnest
Commissaire aux comptes inscrit – Interventions France métropolitaine et DOM
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