Responsabilité commissaire à la transformation document information manquants

H1 260919 France & DOM – Responsabilité du commissaire à la transformation en cas de documents et d’informations manquants

Christophe Guyot-Sionnest expert-comptable, commissaire aux comptes depuis 1990 MOB +33667399676 BUR +33188245403 email contact@conseil-cac.com site web www.conseil-cac.com

La transformation d’une SARL, d’une EURL, d’une société civile ou d’une autre société en société par actions impose, dans de nombreuses situations, l’intervention d’un commissaire à la transformation.

Sa mission ne consiste pas à régulariser la comptabilité de la société ni à remplacer l’expert-comptable. Il doit apprécier la valeur des biens composant l’actif social, examiner les éventuels avantages particuliers et attester que les capitaux propres sont au moins égaux au capital social.

Lorsque les documents sont absents, incomplets ou contradictoires, le commissaire doit savoir interrompre ses travaux et refuser toute attestation favorable insuffisamment justifiée. Sa responsabilité pourrait, à défaut, être engagée.

Que doit contrôler le commissaire à la transformation ?

L’article L. 224-3 du Code de commerce définit l’intervention du commissaire lors de la transformation d’une société en société par actions.

Le rapport doit notamment permettre aux associés de disposer d’une information indépendante sur :

la valeur des biens composant l’actif social ;
les éventuels avantages particuliers ;
la situation de la société ;
le niveau des capitaux propres par rapport au capital social.
L’article R. 224-3 du Code de commerce précise que le rapport atteste que les capitaux propres sont au moins égaux au capital social. Il doit être tenu au siège à la disposition des associés au moins huit jours avant l’assemblée appelée à statuer sur la transformation.

Cette attestation ne peut pas reposer uniquement sur les déclarations du dirigeant. Elle doit être étayée par des documents comptables et juridiques cohérents.

Quels documents sont normalement indispensables ?

La nature et l’étendue des documents dépendent de la taille, de l’activité et de l’organisation de la société. Le commissaire demande généralement :

les derniers comptes annuels et la liasse fiscale ;
le FEC natif extrait du logiciel comptable ;
une situation comptable récente ;
le dossier de travail de l’expert-comptable ;
les relevés et rapprochements bancaires ;
le détail des créances et des dettes ;
les justificatifs des principaux actifs ;
l’inventaire des stocks et immobilisations ;
les comptes courants d’associés ;
les engagements hors bilan, litiges et passifs éventuels ;
les statuts actuels et les projets de statuts transformés ;
la décision de nomination du commissaire ;
le projet de décision de transformation ;
une lettre d’affirmation de la direction.
Une petite société ou un capital réduit ne dispense pas de produire une comptabilité régulière. Un capital de 500 euros peut paraître peu significatif, mais le commissaire doit néanmoins établir que les capitaux propres atteignent effectivement ce montant.

Que faire lorsque les documents sont incomplets ?

Le commissaire à la transformation doit commencer par identifier précisément les éléments manquants et les anomalies constatées. Sa demande doit être écrite, hiérarchisée et directement liée aux objectifs de la mission.

Il peut notamment demander :

la correction d’un bilan non équilibré ;
la justification des comptes courants d’associés ;
le rapprochement des recettes avec les factures et les encaissements ;
l’explication des différences entre les comptes annuels, une situation intermédiaire et les relevés bancaires ;
la production d’un FEC portant le bon numéro SIREN ;
la confirmation de l’absence ou du dépôt d’une liasse fiscale ;
l’intervention d’un expert-comptable lorsque la comptabilité doit être reconstruite.
Un délai raisonnable doit être accordé au dirigeant. Les échanges, relances, documents reçus et réponses apportées doivent être conservés dans le dossier du commissaire.

La lettre d’affirmation suffit-elle ?

Non. La lettre d’affirmation complète les éléments probants, mais ne remplace jamais les documents comptables manquants.

Une déclaration du dirigeant affirmant que toutes les dettes ont été comptabilisées ne permet pas, à elle seule, de compenser l’absence de relevés bancaires, de factures, d’inventaire ou d’une situation comptable équilibrée.

Le commissaire doit conserver son esprit critique. Plus la comptabilité est fragile, plus les déclarations de la direction doivent être corroborées par des éléments indépendants.

Le commissaire peut-il reconstituer lui-même les comptes ?

Il ne doit pas établir lui-même la situation qu’il sera ensuite chargé de contrôler. Une telle intervention créerait un risque d’autorévision et pourrait porter atteinte à son indépendance.

Il peut identifier les anomalies, demander des corrections et contrôler les documents rectifiés. En revanche, la tenue ou la reconstruction de la comptabilité relève normalement de la société et, le cas échéant, de son expert-comptable.

Le commissaire ne doit pas transformer une liste de recettes et de dépenses en comptes certifiables sans disposer des justificatifs et rapprochements nécessaires.

Quand faut-il refuser de signer ?

Le commissaire ne doit pas signer une attestation favorable lorsqu’il ne dispose pas d’éléments probants suffisants pour conclure.

Cette situation se rencontre notamment lorsque :

le bilan n’est pas équilibré ;
le FEC est absent, reconstitué ou rattaché à une autre société ;
des dettes ou comptes courants ne sont pas comptabilisés ;
les chiffres d’affaires et charges diffèrent selon les documents ;
les soldes bancaires ne sont pas rapprochés ;
les principaux actifs ne sont pas justifiés ;
le dirigeant annonce qu’aucune information supplémentaire ne pourra être fournie.
L’impossibilité de conclure doit être distinguée d’une conclusion défavorable. Dans le premier cas, les preuves sont insuffisantes. Dans le second, les travaux démontrent que les capitaux propres sont inférieurs au capital ou que certains actifs sont surévalués.

Quels risques en cas de signature injustifiée ?

La responsabilité civile du commissaire peut être recherchée si une faute dans l’accomplissement de sa mission cause un préjudice à la société, aux associés ou à un tiers.

Sa responsabilité disciplinaire peut également être engagée s’il ne respecte pas ses obligations d’indépendance, de compétence, de prudence et de documentation.

Un risque pénal peut enfin exister en cas d’informations sciemment inexactes ou mensongères contenues dans un rapport destiné aux associés et aux formalités légales.

Le commissaire doit donc pouvoir démontrer, à partir de son dossier, l’origine des chiffres retenus, les contrôles effectués et les éléments sur lesquels repose sa conclusion.

Peut-il interrompre la mission ?

Oui, lorsque les limitations deviennent insurmontables, mais la cessation doit être formalisée.

Il convient de vérifier préalablement le mode de nomination. Une simple lettre de mission ne constitue pas nécessairement la décision juridique de désignation. Si le commissaire a été nommé par décision judiciaire, il ne peut pas se retirer comme d’une simple relation commerciale : la juridiction concernée doit être informée et les modalités de son remplacement doivent être examinées.

Lorsque la mission est clôturée, le commissaire doit préciser par écrit :

qu’il ne dispose pas des éléments nécessaires ;
qu’aucun rapport définitif favorable n’a été délivré ;
qu’un éventuel projet non signé est sans effet ;
que ce projet ne peut être utilisé ou déposé ;
les conditions financières de clôture ou de remboursement.
La transformation peut-elle malgré tout être poursuivie ?
Les associés ne peuvent pas remplacer par leur vote l’attestation prévue par la loi. L’unanimité ne rend pas une comptabilité incohérente probante.

Depuis le 1er octobre 2025, la transformation réalisée en violation de l’article L. 224-3 peut être annulée. Les dirigeants s’exposent également à des difficultés lors des formalités et à une responsabilité envers les personnes ayant subi un préjudice.

La bonne solution consiste à faire régulariser les comptes, établir une situation comptable fiable, puis reprendre la mission.

France et DOM : sécuriser la mission en amont

Les mêmes principes s’appliquent en métropole, en Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et à Mayotte. La dématérialisation facilite l’intervention à distance, mais elle ne réduit pas les exigences documentaires.

Christophe GUYOT-SIONNEST intervient en France et dans les DOM pour les missions de commissariat à la transformation. Une analyse préalable du dossier permet d’identifier les documents manquants avant la nomination et de sécuriser le calendrier de l’opération.

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Questions fréquentes – FAQ

Le commissaire est-il responsable lorsque le dirigeant ne transmet pas les pièces ?
Il n’est pas responsable de la carence du dirigeant. Il pourrait toutefois engager sa responsabilité s’il signait malgré l’absence de preuves suffisantes.

Peut-il établir un rapport uniquement à partir des relevés bancaires ?
Généralement non. Les relevés bancaires ne suffisent pas à identifier toutes les créances, dettes, charges à payer, immobilisations et opérations non encore encaissées ou décaissées.

Une comptabilité tenue sur Excel est-elle acceptable ?
Elle peut constituer un point de départ, mais elle doit être complète, cohérente, justifiée et rapprochée des banques. Un simple tableau de recettes et dépenses ne constitue pas nécessairement une comptabilité probante.

Le faible montant du capital réduit-il les diligences ?
Il permet d’adapter les travaux, mais ne dispense pas de vérifier que les capitaux propres sont au moins égaux au capital.

Une lettre d’affirmation peut-elle remplacer les factures manquantes ?
Non. Elle complète les justificatifs sans pouvoir s’y substituer.

Le commissaire doit-il rembourser les honoraires s’il ne signe pas ?
La réponse dépend de la lettre de mission, des diligences accomplies et de la cause de l’interruption. Une facturation proportionnelle peut être justifiée, mais un remboursement total peut parfois constituer la solution commerciale la plus prudente.

Un projet de rapport peut-il être déposé ?
Non. Un projet non signé n’est pas un rapport définitif. Son caractère provisoire et son interdiction d’utilisation doivent être clairement rappelés.

La mission peut-elle reprendre ultérieurement ?
Oui. Après régularisation de la comptabilité et production d’une situation fiable, le commissaire pourra reprendre ou renouveler ses contrôles avant d’établir son rapport.

Article rédigé ou présenté par Christophe Guyot-Sionnest
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